فاکتور فروش چیست؟

فاکتورهای فروش کلید امور مالی یک شرکت هستند - راهی مفید برای ردیابی آنچه به مشتریان فروخته اید، میزان بدهی آنها و زمان نیاز به پرداخت.

در این راهنما، ما به مهمترین سؤالات شما پاسخ خواهیم داد: فاکتور فروش چیست؟ چگونه کار می کند؟ چرا به یکی نیاز دارم؟ انواع فاکتورها و ... آشنا میشوید. همچنین برای دریافت نمونه فاکتور غیر رسمی word میتوانید به سایت مشاوره کسب و کار کاسب یار مراجعه کنید.

فاکتور فروش چیست؟

فاکتور فروش یک سند حسابداری است که توسط ارائه دهنده کالا/خدمات برای خریدار ارسال می شود. خدمات ارائه شده، موارد ارائه شده، مبلغ بدهی مشتری و نحوه پرداخت را ثبت می کند. فاکتورها توافق نامه های الزام آور قانونی را بین شرکت ها و خریداران ایجاد می کنند، به خصوص برای خریدهای بزرگتر.

فاکتورهای فروش چگونه کار می کنند؟

در پایان فرآیند فروش، کسب و کارها فاکتورهایی را برای درخواست پرداخت از مشتریان ایجاد می کنند. برای اکثر شرکت ها، فاکتورها در زمان تحویل یا بلافاصله پس از تحویل تولید می شوند. برخی از پست‌های حلزونی استفاده می‌کنند، اما امروزه بیشتر فاکتورها از طریق ایمیل یا نرم‌افزار صورت‌حساب ارائه می‌شوند. این نرم افزار اغلب به طور خودکار به شرکت و مشتری در مورد تغییرات صورت حساب هشدار می دهد تا همه به روز باشند.

بیایید کمی عمیق‌تر به مهم‌ترین اطلاعاتی که باید در فاکتور فروش گنجانده شود، بپردازیم.

عناصر کلیدی فاکتور فروش

فاکتورها اطلاعات زیادی هستند که در یک فضای کوچک بسته بندی می شوند، به خصوص اگر می خواهید همه چیز را در یک صفحه قرار دهید. قالب‌بندی معمولاً همه چیز را واضح‌تر می‌کند، اما چندین مورد وجود دارد که هر فاکتور باید شامل شود:

• اطلاعات تماس
• شماره فاکتور و تاریخ
• شرح کالا یا خدمات ارائه شده
• شرایط پرداخت
• مبلغ سررسید

اطلاعات تماس

دو مجموعه از اطلاعات تماس مهم باید در یک فاکتور ظاهر شوند: اطلاعات فروشنده و اطلاعات مشتری. جزئیات فروشندگان عموماً بخشی از هدر است و اغلب شامل لوگوی شرکت برای شخصی‌سازی سند است.

اطلاعات تماس مشتری معمولاً در زیر هدر در فیلدهای مشخص شده ظاهر می شود. اگرچه اکثر فاکتورها اکنون از طریق ایمیل به این طرف و آن طرف می روند، همیشه ایده خوبی است که یک آدرس فیزیکی و شماره تلفن قابل دسترسی را درج کنید.

 

شماره فاکتور و تاریخ

یک شماره شناسایی متوالی در هر فاکتور به فروشندگان و خریداران کمک می کند تا سند را پیگیری کنند. تاریخ صدور همچنین به شناسایی و همچنین درک شرایط پرداخت کمک می کند، به خصوص زمانی که یک کسب و کار تاریخی را مشخص نمی کند (مانند "سررسید 30 روزه").

شرح کالا یا خدمات ارائه شده

بدنه اصلی فاکتور فروشنده جزئیاتی را ارائه می دهد که به مشتری ارائه شده است. هر مورد در خط خودش با توضیح مختصری از محصول/خدمات، قیمت واحد و مقدار ارائه شده ظاهر می شود.

شرایط پرداخت

فروشندگان شرایط پرداخت را درج می کنند تا مشتریان بدانند چگونه و چه زمانی باید پرداخت کنند. شرایط پرداخت نیز باید شامل روش‌های پرداخت باشد، خواه پول نقد، چک، کارت اعتباری یا ارز دیجیتال باشد.

این نیز بخشی است که شامل بازه زمانی پرداخت فروشنده است. این ممکن است یک تاریخ خاص یا در یک دوره مشخص باشد. برخی از کسب و کارها فاکتورهایی صادر می کنند که "سررسید به هنگام دریافت" هستند، اگرچه یک پنجره 30 روزه استاندارد در نظر گرفته می شود.

مبلغ سررسید

به منظور جلوگیری از سردرگمی، فاکتور همیشه شامل کل مبلغ پرداخت شده است. هزینه‌های اقلام فردی و همچنین مالیات‌ها، تخفیف‌ها و پیش‌پرداخت‌ها باید به تفصیل مشخص شود.

انواع فاکتورهای فروش

چهار نوع اصلی از فاکتورها برای معاملات تجاری استفاده می شود:

1. فاکتور استاندارد

فاکتور استاندارد ساده ترین نوع است و در هر معامله فروش قابل استفاده است. این شامل اطلاعات اولیه ذکر شده در بالا با چند ترفند ممکن به صورت موردی است.

2. پیش فاکتور

پیش فاکتور قبل از ارائه کالا یا خدمات برای مشتری ارسال می شود. به جای یک فاکتور فروش معمولی که بلافاصله درخواست پرداخت می کند، پیش فاکتور به مشتری اطلاع می دهد که پس از ارائه اقلام یا خدمات چه چیزی می تواند بپردازد.

3. فاکتور مکرر

فاکتورهای تکرارشونده برای مشتریان عادی که کالاها یا خدمات را در یک بازه زمانی مشخص خریداری می کنند، اغلب با عضویت یا اشتراک استفاده می شود. به عنوان مثال، ارائه دهندگان تلفن همراه، نرم افزار و اینترنت معمولاً از سیستم فاکتورهای تکراری برای صدور صورت حساب مشتریان خود استفاده می کنند. مشتریان بلند مدت همچنین می توانند از نرم افزار فاکتور برای خودکارسازی پرداخت های ثابت استفاده کنند.

4. فاکتور تجاری

یک فاکتور تجاری برای اسناد تجارت بین المللی طراحی شده است. این اسناد به طور قابل درک پیچیده‌تر هستند، زیرا شامل ارزش‌گذاری گمرکی برای محصولاتی هستند که از مرزهای بین‌المللی عبور می‌کنند.

این اسناد شامل کشور مبدا، وزن محصول و هزینه حمل و نقل خواهد بود.

چرا فاکتورهای فروش مهم هستند؟

فراتر از حصول اطمینان از پرداخت به موقع یک شرکت، فاکتور فروشنده چندین مزیت را برای عملیات فروش، برنامه ریزی و پیش بینی شرکت فراهم می کند.

حسابداری سازمان یافته

فاکتورها برای نگهداری دفاتر سازمان یافته و سوابق حسابداری اساسی هستند. به طرز ناامیدکننده ای، یک کسب و کار به طور متوسط ​​14 ساعت در هفته را صرف تعقیب پرداخت های معوق می کند. این باعث می شود سوابق شفاف و به روز برای جریان نقدی کسب و کار شما حیاتی باشد. یک سیستم مناسب برای ایجاد و بایگانی فاکتورها به این معنی است که شما هرگز پیگیری پرداخت‌های معوق را از دست نخواهید داد و می‌توانید دقیقاً زمان پیگیری با مشتریان را تعیین کنید.

علاوه بر این، فاکتورها منبع ارزشمندی در طول فصل مالیات و مراحل قانونی هستند، زمانی که دنباله کاغذ دقیق ضروری است.

موجودی به خوبی مدیریت شده است

اگر کسب و کار شما محصولات فیزیکی می فروشد، فاکتورها برای ردیابی موجودی اهمیت مضاعف دارند. شما می‌دانید که چه مقدار موجودی برای انجام سفارش‌های دریافتی در دسترس دارید و می‌توانید بر اساس داده‌های گذشته پیش‌بینی دقیق‌تری داشته باشید.

این اطلاعات همچنین استراتژی های بازاریابی برای فروش تعطیلات یا تبلیغات فصلی را تغذیه می کند. دانستن پرفروش‌های شما به این معنی است که می‌توانید فروش را افزایش دهید و به طور دقیق تقاضا را محاسبه کنید.

تجزیه و تحلیل دقیق

استفاده از تجزیه و تحلیل فروش کسب و کار شما با صورتحساب دقیق بسیار آسان تر است. اعداد در صورت‌حساب‌های فروش شما، بینش‌ها و داده‌های مربوط به بودجه را برای طرح‌های تجاری و توسعه ارائه می‌کنند.

سازماندهی فاکتورهای خود به این معنی است که می توانید جریان نقدی آینده را پیش بینی کنید و بودجه دقیق تری ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر می دانید که چندین پرداخت بزرگ برای پایان سه ماهه برنامه ریزی شده است، می توانید از قبل برای خرید تجهیزات جدید برنامه ریزی کنید.

مراحل ایجاد فاکتور فروش

ایجاد فاکتور فروش نسبتاً ساده است. در حالی که مطمئناً می‌توانید مسیر تهیه صورت‌حساب‌های ساده در یک واژه‌پرداز یا صفحه‌گسترده را طی کنید، استفاده از یک الگوی قابل تنظیم کمتر دردسرساز است. حتی می توانید قالب ها را در برنامه های نرم افزاری رایج مانند Microsoft یا Google Suite انتخاب کنید.

برای شرکت‌های بزرگ‌تر، پلتفرم‌های نرم‌افزاری حسابداری یا CRM اغلب با قالب‌های پیچیده‌تر و همچنین ابزارهای مدیریت فاکتور ارائه می‌شوند. اینها به فروشنده اجازه می دهد تا فاکتورها را در یک مکان تولید، ارسال و نظارت کند.

تفاوت بین فاکتورهای فروش، سفارشات خرید و قبض ها چیست؟

فاکتورهای فروش (Sales invoices) معمولاً با سایر اسناد معاملاتی مانند سفارش خرید و رسید فروش یا صورتحساب اشتباه گرفته می شوند.

یک فاکتور فروش به مشتری نشان می دهد که اکنون پرداخت برای خدمات یا محصولات ارائه شده سررسید است.

سفارش خرید برعکس است. این سندی است که برای فروشنده صادر می شود و جزئیات محصولات و خدمات سفارش داده شده را نشان می دهد، بنابراین فروش هنوز انجام نشده است.

سفارش فروش مشابه فاکتور فروش است، زیرا هر دو توسط فروشنده ایجاد می شوند. با این حال، سفارش فروش اول است. تأیید می کند که فروشنده واقعاً می تواند کالا یا خدمات درخواستی را ارائه دهد.

صورتحساب اغلب به جای فاکتور استفاده می شود. فاکتور در واقع یک نوع قبض است، اما هر صورتحساب فاکتور نیست. تفاوت در اطلاعاتی است که هر سند دارد. صورتحساب فاقد جزئیات موجود در فاکتور است. به عنوان مثال، رستوران ها بعد از صرف غذا قبض صادر می کنند، اما حاوی اطلاعات تماس مشتری نیست. استارتر بال مرغ ترد، کامبوچای فانتزی، ماکارونی پریماورا و البته سوندای براونی شما را نشان می دهد – اما اطلاعات شما را نه. همچنین بر خلاف فاکتور، از شما انتظار می‌رود که همان موقع پولی بگیرید، نه اینکه منتظر تاریخ پرداخت آینده باشید