نکاتی در مورد تهیه صورتجلسه

 

در این مقاله در خصوص تفاوت صورتجلسه غیررسمی و رسمی  و سوالات متداول صورتجلسه صحبت می شود.همچنین می توانید برای دریافت فرم صورتجلسه به سایت مشاوره کسب و کار کاسب یار مراجعه نمایید.

 
صورتجلسه رسمی
برخی سازمان‌ها مانند سازمان‌های غیرانتفاعی، شرکت‌های دولتی، دولت‌های محلی و مدارس طبق قانون موظفند صورتجلسه‌های رسمی تشکیل دهند.
 
به عنوان مثال، در کالیفرنیا، بسیاری از ارگان های دولتی و محلی باید صورتجلسات جلسه را در دسترس عموم قرار دهند. به همین ترتیب، شرکت های سهامی عام ملزم به ایجاد صورتجلسه برای جلسات هیئت مدیره و سهامداران هستند.
یا در شرایط همه گیر COVID-19، یکی از مدارک مورد نیاز صورتجلسه رسمی جلسه هیئت مدیره است که وام را تایید می کند.
 
از آنجایی که این نوع صورتجلسات به دلایل انطباق یا قانونی مورد نیاز هستند، باید از یک قالب واضح و حرفه ای پیروی کنند.
 
صورتجلسه غیر رسمی
اغلب صورتجلسات منعطف و تا حدودی غیررسمی هستند. آنها هنوز باید واضح، حرفه ای و ثابت باشند. اما، اگر تمام اطلاعات درست را درج نکنید، از شما شکایت نمی‌شود.
 
صورت جلسه غیررسمی را به عنوان خلاصه جلسه در نظر بگیرید. قالب ها و فرم هایی که استفاده می کنید در نهایت به شما بستگی دارد. فقط به این دلیل که آنها کمتر رسمی هستند به این معنی نیست که دقایق غیررسمی کمتر مفید هستند.
 
قالب‌های دقیقه رایگان بیشتر (Word، Google Docs) 🙌
به یاد داشته باشید، صورتجلسات جلسات شما برای کمک به سازمان شما وجود دارد که مشارکتی تر، شفاف تر و کارآمدتر باشد. این را در نظر داشته باشید و هر فرم یا قالبی که انتخاب کنید به خوبی کار خواهد کرد.
 
تنها سند اضافی مرتبط با جلسه که اکنون باید نگران آن باشید، دستور کار است. خوب است که ما بیش از 80 قالب صورتجلسات داریم که می توانید از بین آنها انتخاب کنید. آنها را در Word Doc یا Google Doc دریافت کنید (یا آنها را به حساب رایگان Hugo خود اضافه کنید).
بنابراین الگوهای مورد نیاز خود را بردارید و آماده شوید تا جلسات خود را مهم تر کنید.☝️ اگر تا به حال ابزاری برای استخراج مفیدترین و مرتبط ترین اطلاعات از یک جلسه می خواستید، دقایق می تواند بهترین دوست جدید شما باشد.

سوالات متداول صورتجلسه

چگونه آیتم های اکشن را می نویسید؟
هنگام اضافه کردن کارها و موارد اقدام به یادداشت های جلسه خود، در اینجا پنج مرحله وجود دارد که باید دنبال کنید.
⚡ مورد عمل خود را با یک فعل شروع کنید. یک اشتباه رایج در صرفه جویی در زمان این است که در یادداشت کردن یک کار خیلی مختصر باشید و فراموش کنید که بخش "عمل" را در مورد اقدام قرار دهید.
⚡ هر مورد اقدام را به فردی که مسئول است اختصاص دهید. یک شرکت کننده در جلسه باید مالکیت تک تک کارها را بر عهده بگیرد، در غیر این صورت ممکن است آن کار تکمیل نشود.
⚡ اطلاعات بیشتر از آنچه لازم است درج نکنید. پیگیری جزئیات به عهده شخصی است که مسئول است. این جزئیات نیازی به درهم ریختن یادداشت های جلسه شما ندارند.
⚡ در صورت وجود به تاریخ سررسید توجه کنید. حتی اگر تاریخ مشخصی وجود نداشته باشد، اغلب یک تاریخ دلخواه، مانند یک هفته، برای ایجاد فوریت برای انجام کار مفید است.
⚡ موارد اقدام را در جلسه بعدی پیگیری کنید. اگر در این مدت به‌روزرسانی‌های وضعیت موارد اقدام ارائه نشده است، سریعاً صورتجلسه جلسه قبلی را مرور کنید تا مطمئن شوید موارد اقدام انجام شده‌اند.
 
چه کسی صورت جلسه را تنظیم می کند؟
دقیقه‌گیر ممکن است افراد مختلفی باشند:
 

• یک شرکت کننده در جلسه
• شرکت‌کننده‌ای که مشارکت نمی‌کند اما از اطلاعات مطلع است
• یک یادداشت بردار حرفه ای
• در موقعیت‌های رسمی، یادداشت‌بردار اغلب منشی، دستیار اجرایی یا مدیر است.
•  در جلسات کمتر رسمی، شخصی که صورتجلسه می گیرد ممکن است به سادگی یک داوطلب باشد. این شخصی که صورتجلسه ای را تنظیم می کند، گاهی اوقات «کاتب» نامیده می شود.

 
ترتیب مناسب یک دستور کار چیست؟
اگر از قوانین روبرت پیروی می کنید، دستور کار خود را به ترتیب اولویت بندی کنید:
 

• دقایقی از جلسه قبل
• گزارش ها
• موقعیت های حساس به زمان
• کار ناتمام
• موارد کلی
• کسب و کار جدید

اگر از رویه های سخت پارلمانی در جلسات خود پیروی نمی کنید، بسیاری از این توصیه ها هنوز مفید است. با حمل هر موضوعی از جلسه قبلی و همچنین بحث های بزرگ یا تجارت حساس به زمان شروع کنید. موارد جزئی تر دستور کار را برای انتها بگذارید.
 
چگونه یک دستور جلسه کامل ایجاد می کنید؟
دستور کار کامل مختصر اما توصیفی است. تمام پیش زمینه های لازم را بدون طولانی بودن و سخت بودن آن فراهم می کند که هیچ کس نمی خواهد آن را بخواند.
 
برای یک دستور کار جلسه موثر، مراحل زیر را دنبال کنید:
 
دستور کار خود را قبل از جلسه آماده کنید؛ حداقل 24 ساعت قبل
هدف جلسه را به وضوح مشخص کنید تا همه بدانند چرا آنجا هستند.
اولویت بندی موارد دستور کار بر اساس اهمیت
موضوعات بحث را به عنوان سؤالاتی که نیاز به پاسخ دارند فهرست کنید.
برای هر موضوع زمان معقولی در نظر بگیرید.
اطلاعات پس زمینه لازم را برای تصمیم گیری درج کنید.
دستور کار را با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید تا بتوانند نظرات خود را داشته باشند و آماده حاضر شوند.
برای راهنمایی های بیشتر در مورد ایجاد برنامه های جلسات موثر، اینجا را ببینید.
 
بهترین قالب برای صورتجلسات چیست؟
آیا باید از Word Doc، Google Doc، Excel، PDF، ایمیل یا چیز دیگری برای قالب‌های صورتجلسه خود استفاده کنید؟
 
هنگام در نظر گرفتن نوع فایل یا سندی که برای جلسه خود استفاده کنید، مهمترین عاملی که باید در نظر بگیرید این است که چگونه دقیقه خود را ذخیره و به اشتراک بگذارید.
 
فایل‌های استاندارد مانند Word Docs، صفحه‌گسترده‌های اکسل و فایل‌های PDF، همگی محدودیت‌های مشابهی با قالب‌های مربوط به صورتجلسه‌های جلسه دارند—آن‌ها برای استفاده یا اشتراک‌گذاری به یک مرحله اضافی نیاز دارند. باز کردن هر یک از این انواع فایل نیاز به برنامه خاصی دارد که ممکن است همه به آن دسترسی نداشته باشند.
 
علاوه بر این، فایل‌های معمولی مانند Word Docs و PDF باید با دقت در فضای ابری ذخیره شوند و توجه داشته باشید که چندین نسخه از یک فایل مورد اختلاف وجود نداشته باشد.
 
اغلب صورتجلسات نیز از طریق ایمیل ارسال می‌شوند، اما ایمیل نباید تنها جایی باشد که صورتجلسه‌ها به صورت زنده انجام می‌شود. دقایق نیز باید در جایی متمرکز ذخیره شوند تا در صورت نیاز بعداً پیدا شوند.
 
بهترین راه حل اغلب یک نوع سند مبتنی بر ابر است، مانند Google Doc. حتی بهتر از آن یک سند در یک سیستم مدیریت جلسات رایگان مانند Hugo است، که در آن یادداشت ها به راحتی به اشتراک گذاشته می شوند (یا خصوصی نگه داشته می شوند)، و به طور خودکار سازماندهی می شوند.
 
صورتجلسه با چه زمانی باید نوشته شود؟
زمان گذشته.
 
صورتجلسه بازگویی اتفاقاتی است که در جلسه رخ داده است. آنها باید مانند توصیفی از گذشته بخوانند، نه مانند یک گوینده که یک بازی ورزشی را در حال انجام صدا می کند.
 
نادرست: هیئت مدیره بودجه 2021 را تصویب می کند.
درست: هیئت مدیره بودجه سال 2021 را تصویب کرد.

 
توجه: استفاده از این کلمات اختصاری ممکن است برای افرادی که با آنها آشنا نیستند گیج کننده باشد.
 
صورت جلسه (Minutes form) را چگونه تلفظ می کنید؟
حتی اگر کلمه "دقیقه" از مفهوم کوچک بودن یا جدید بودن چیزی سرچشمه می گیرد، صورتجلسه مانند کلمه برای یک دقیقه از زمان تلفظ می شود.
 
برای گفتن «لطفاً برای این جلسه دقایقی در نظر بگیرید»، این کلمه را همان‌طور تلفظ می‌کنید که می‌گویید «شصت دقیقه در یک ساعت وجود دارد».
 
آیا صورتجلسه نیاز به تایید یا امضا دارد؟
برخی از صورتجلسات رسمی جلسه باید به نحوی تأیید شود تا به عنوان یک پرونده رسمی یک جلسه باشد. غالباً رئیس باید پیش از انتشار صورتجلسه ها را بررسی و تأیید کند. یا برای بسیاری از سازمان ها صورتجلسه در ابتدای جلسه بعدی توسط گروه بررسی و تایید می شود.
 
با این حال، جدای از این مواقع، تایید یا عدم تایید صورتجلسه شما به مدیران سازمان و نحوه اجرای فرآیندشان بستگی دارد.