شیوه نگارش متن استعفا نامه اداری برای اداره‌های مختلف متفاوت است ولی از ساختار یکسانی همگی پیروی می‌کنند. با مراجعه به سایت کاسب یار میتوانید این فرم را بصورت رایگان دریافت کنید. متن استعفا نامه از شیوه نگارش صحیح باید استفاده شده باشد تا فردی که قصد خواندن آن را دارد توهین به خود تلقی نکند. قبل از نوشتن و تنظیم یک متن استعفا نامه، خوب و عاقلانه فکر کنید و از روی عصبانیت و خشم و دلخوری این کار را انجام ندهید، مگر در مواقع ضروری و مهم که چاره‌ای جز استعفا ندارید. در صورتی که مطمئن هستید که می‌خواهید استعفا دهید و کارتان را ترک کنید، باید این موضوع را به کارفرما یا مدیرتان هم اطلاع دهید.
چرا باید نامه استعفا نوشت؟
البته هدف از نوشتن استعفانامه فقط این نیست که کارفرمایتان را از این موضوع مطلع کنید. شما میتوانید از این نامه برای ایجاد روابط و نوشتن یادداشتی مثبت استفاده کنید. نوشتن استعفا نامه، کاری حرفه‌ای است زیرا شما با این کار به طور رسمی مدیر یا مجموعه را در جریان قرار می‌دهید که قرار است به زودی کارتان را ترک کنید و این برای آنها نیز فرصتی خواهد بود تا بتوانند جایگزینی برای انجام مسئولیت‌هایتان پیدا کنند.
همچنین میتوانید اگر راحت هستید قبل از نوشتن نامه و برای اینکه مدیرتان از استعفای شما شوکه نشود، یک جلسه خصوصی با او داشته باشید و دلایلتان را برای او توضیح دهید و بعد به وسیله نامه یا ایمیل قصدتان را رسمی کنید.
قوانین استعفا از کار و شغل
کارگر حداکثر تا پانزده روز پس از تسلیم استعفای کتبی خود به کارفرما می تواند اعلام انصراف از استعفاء کند و درصورتی که کارگر از این اختیار قانونی در فرجه مقرر استفاده نکند امکان انصراف از استعفاء صرفاً منوط به موافقت کتبی کارفرما با درخواست کارگر خواهد بود. در غیر اینصورت استعفاء در همان زمان انقضاء یک ماه مقرر در قانون کار انجام خواهد شد و قرارداد کار خاتمه خواهد یافت .همچنین در صورتی که با توافق طرفین به منظور تأمین فرصت بیشتر برای کارفرما جهت تعیین جانشین کارگر مستعفی نیاز به ادامه کار پس از انقضاء یک ماه پیش بینی شده باشد به تشخیص مراجع حل اختلاف ادامه کار کارگر، تاریخ تحقق استعفاء به پایان مدت توافق شده تغییر پیدا می کند.
چگونگی نوشتن متن استعفا نامه
متن استعفا نامه (The text of the resignation letter) را مودبانه و صریح بنویسید. احتمال دارد با این نامه مدیر یا کارفرما تحت تاثیر قرار گیرد و باعث ایجاد مزایایی برایتان شود. ممکن است پیشنهاد کاری دیگری به شما داده شود یا فرصتی برای بازگشت به شرکت در آینده باشد. شما با نوشتن متن استعفا نامه هم مدیر و هم در صورت لزوم سایر منابع انسانی را در جریان زمان خروج خود قرار می‌دهید.
نامه استعفا باید خلاصه، مختصر و مفید باشد و موارد زیر را شامل شود:
- موضوع نامه: نامه باید عنوان داشته باشد،مانند درخواست استعفا یا قطع همکاری.
- مخاطب: در ابتدا نام و سِمَت گیرنده نامه که باید مشخص باشد نوشته می شود. که معمولاً مدیر شماست؛ یا عنوانی دیگری مثل واحد منابع انسانی یا تیم، هم باشد. البته معمولاً ابتدا با مدیر به طور شفاهی صحبت می شود و در نامه یا ایمیلی رسمی، منابع انسانی را مخاطب قرار می‌دهند. اگر اقتضائات به شما اجازه می‌دهد برای دوستانه‌تر شدن درخواست‌تان، در ابتدای ایمیل یا نامه اسم کوچک مخاطب را بنویسید.
- تاریخ ترک کار: یک از نکات ضروری در متن استعفا نوشتن و اعلام کردن تاریخ خروج از شرکت است. به این ترتیب مدیر منابع انسانی فرصت دارد تا برای آینده تصمیم سریع و بهتری بگیرد.
- اعلامیه استعفا: باید تعارف را کنار بگذارید و از اولین جمله روشن باشد که می‌خواهید استعفا دهید.
- دلایل استعفا: نوشتن این قسمت اختیاری است و شامل دلایل شخصی، یافتن شغل جدید و نارضایتی از محل کارتان باشد. البته نارضایتی‌ها را به‌صورت شفاهی بیان کنید نه در نامه.
- تشکر: در پایان با تشکر کردن از فرصتی که از کار کردن در اختیار شما قرار داده شده است و آرزوی موفقیت به اتمام برسانید.
- امضا: در انتها، نام، نام خانوادگی و تاریخ روزی که می‌خواهید نامه را ارسال کنید، بنویسید و امضا کنید.